Os dados do seu escritório estão seguros?
Gustavo Rocha *
Segundo uma pesquisa da revista Época Negócios, 59% dos ex-funcionários desviam dados corporativos, seja através de cópias de e-mails, petições, planilhas, etc.
Em primeiro lugar vamos pensar em quem realmente importa: O Cliente do escritório de advocacia. É fundamental que o escritório proteja os dados de maneira a proteger o cliente.
Em segundo, vamos pensar no próprio escritório: Seus prazos, estratégias, organizações, etc.
Agora vamos raciocinar: Como fazer isto?
Parece complexo, mas na verdade são atitudes e determinações que fazem a segurança funcionar bem.
Algumas sugestões:
1. Níveis de acesso no sistema – em muitos escritórios todos acessam tudo nos sistemas de gestão ou controle de processos. É fundamental que a direção acesse tudo. A gerência tenha um nível um pouco menor, os líderes menor ainda e os advogados e esatgiários acessem apenas andamentos do processo. Isto garante a inviolabilidade da informação. Se o seu sistema não faz este tipo de controle por nível de acesso, cuidado. Melhor repensar o sistema.
2. Arquivo de petições, planilhas, etc – Outra falha normalmente encontrada em escritórios. Alguns guardam as petições numa letra do servidor, o financeiro noutra, a direção noutra, etc e pensam que com isto estão seguros. Ledo engano. A segurança tem que ser bem restritiva, tipo, somente leitura, não pode editar, em alguns casos não pode imprimir, em outros casos não se permite utilizar USB (para pen drives e afins), nem gravadores de CD. Porque deixar a sua tese que levou pesquisa, tempo e dinheiro para um estagiário/advogado/funcionário copiar e, mesmo sem conhecimento de causa, entrar com ações iguais? Não esqueça que o direito autoral não protege as petições dos advogados… Melhor previnir do que remediar.
3. Pessoal da informática – Nada contra o trabalho desenvolvido pelos técnicos de informática, mas é muito comum em escritórios de advocacia exisitir aquele que é chamado de técnico mas é um estudante que está aprendendo informática e se sente como o dono da informação do escritório. Alguém de nível hierárquico superior deve controlar o trabalho do informata, posto que um tecnico pode fazer um backup como um favor para alguém e daí foi a segurança.
Estas são algumas dicas, tem inúmeras outras, tais como: quando demitir alguém, não deixe esta pessoa no escritório copiando dados; exclua a senha desta pessoa do sistema; Obrigue a equipe a alterar a senha do sistema pelo menos a cada 60 dias; sistemas baseados na internet, devem expirar o login após algum tempo sem uso; e por aí vai.
Pense com carinho na segurança da informação do seu negócio. Informação é poder.
Um fraternal abraço e muito sucesso!
* Advogado Pós-Graduado em Direito Empresarial com mais de 10 anos de vivência no âmbito jurídico.
Atuou como gerente de escritórios de advocacia por mais de 4 anos. Experiência nos estados do RS, SC, PR e SP.
Presta consultoria nas áreas de gestão, tecnologia e qualidade para escritórios de advocacia.
Como gestão, atua diretamente com a equipe, maximizando resultados, organizando, planejando e estruturando processos, procedimentos e o próprio escritório.
Com tecnologia, extrai do software que o escritório possuir – ou orçar no mercado um produto conforme as necessidades do escritório – o máximo de rendimento, controle e gerenciamento, tornando o escritório mais ágil, rentável e preparado para o mercado.
Com qualidade, fornece aos escritórios em parceria com a consultoria KR, certificação ISO/9001.
Possui publicação em livro pela OAB/SC no livro OAB em Movimento, OAB editora: “Reformas Advindas da Lei 10.931/2004 na busca e apreensão em alienação fiduciária”, além de diversos artigos publicados em revistas e periódicos físicos e eletrônicos. Leia as entrevistas em revistas aqui.
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Atua também como palestrante e ministra treinamentos in company
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