O que é um software jurídico?

O software jurídico é a ferramenta tecnológica que faz parte do cotidiano dos melhores advogados e escritórios de advocacia nos dias de hoje. Com o objetivo de automatizar, facilitar, e simplificar as tarefas executadas no dia a dia, o software ajuda com a gestão de processos, o controle de prazos, a organização da parte financeira, a integração da equipe, entre outros. A ideia é que com a redução do tempo gasto com esses afazeres o profissional jurídico possua tempo para investir em áreas que realmente importam, como, por exemplo, se dedicar de forma mais integral aos seus clientes.

O mercado de trabalho oferece hoje várias funcionalidades dentro do sistema – principalmente devido a quantidade de softwares existentes, é comum que se invista em acréscimos e diferenciais -, as inovações são várias, mas alguns aparatos fazem parte do conjunto básico oferecido pelos softwares, entre eles:

?      Documentos pré-editados

?      Sistema de alerta de datas e prazos

?      Nuvem de armazenamento

?      Sistema de segurança e acesso restrito

?      Modulo financeiro

Os documentos pré-editados estão acoplados à plataforma digital em uma espécie de modelo padrão de documentos e processos, de maneira que quando o profissional for lidar com a digitalização, formatação, e revisão de algum documento ele não precisa começar do zero. Dessa forma ocorre a otimização do tempo.

Analisando a quantidade de informações com que um escritório lida durante o dia, conclui-se que apenas agilizar os processos de documento não é o suficiente para provocar melhorias na rotina e trabalho. É bastante comum que com a quantidade de prazos e compromissos, que compõe a rotina jurídica, algumas datas sejam confundidas. O problema é que erros com o dia de pagamento de uma taxa, fornecedor, tributo ou empréstimo pode gerar multas e juros altíssimos com os quais o caixa terá que lidar. Ao Programa para escritório de advocacia costuma estar acoplado sistema de alertas que pode evitar que os prazos sejam perdidos por descuido -já que transmite avisos para as datas destacadas-, e o advogado ainda é alertado quanto aos seus processos, audiências, entre outros. Existe inclusive a possibilidade de consulta da agenda de todos os colaboradores, tornando a integração ainda mais real e concreta.

Já quanto a nuvem de armazenamento nos referimos a base de toda funcionalidade do sistema. Os relatos de empresas após a adesão do software é que antes eram necessárias salas inteiras para armazenar pasta e planilhas. A organização desses documentos era uma tarefa árdua, de manutenção contínua, e exposta a falhas – sem falar nos gastos com impressão e realização de cópias -. Mas com a nuvem todos os arquivos são lançados em um único lugar e a informação fica centralizada. A utilização de um software além de promover o não uso do papel e a diminuição de práticas manuais - subordinadas ao fator falha humana -, garantem uma boa gestão de documentos em que o acesso a esses é feito de uma forma totalmente digital, não sendo necessário que o advogado se desloque até o escritório para ter acesso a uma declaração, registro, ou certificado. Temos então uma economia em papel e impressão e, consequentemente, no orçamento. Atrelado a isso há otimização do tempo que seria gasto na organização das pastas.

As ferramentas digitais permitem que as informações sejam lançadas na nuvem digital de forma simples e rápida, mas além disso possibilita um acesso imediato de qualquer lugar. Os dados passam a ser compartilhados e recebem atualizações em tempo real. Com o software qualquer funcionário pode acessar seus documentos do escritório, de casa, e até mesmo de outra cidade -basta que se tenha acesso a internet-.

O sistema de segurança é uma vantagem competitiva de grande importância no mercado jurídico. Os dados com que um advogado interage são confidenciais e exigem um acesso restrito. Para a segurança do profissional e dos clientes é necessário investir em uma ferramenta que oferece um bom complexo de segurança, e que possua algum tipo de controle de acesso - dessa forma apenas pessoas autorizadas podem acessar e visualizar as informações ali presentes-. Com o software há também uma garantia da segurança da informação, um campo de dados restrito, existindo ainda um controle de acessos através de perfis ou grupos de usuários.

O módulo financeiro é, possivelmente, o diferencial que leva à escolha na hora da aquisição de um software jurídico. Tal ato está atrelado a um conhecimento básico: lidar da administração das finanças de uma empresa não é uma tarefa fácil. Nos escritórios de advocacia é muito comum que essa tarefa seja encarregada a um advogado, mas grande problema é que nem todos os cursos de Direito oferece uma boa base econômica e administrativa para a realização dessa função. Optar por um software jurídico equipado com um bom auxiliar de gestão financeira é uma economia de tempo e dinheiro. Dessa forma afazeres como controle de honorários e despesas, organizar o fluxo de caixa, emitir faturas e outros se tornam muito mais simples.

Com o apoio total da empresa ao sistema, finda-se que ocorra a integração não só dos profissionais com o software, mas também entre todas as áreas internas da empresa. Tornando mais fácil o gerenciamento das atividades do escritório e o trabalho dos gestores.

O meio jurídico é, no Brasil, uma área de extrema competitividade, e o que proporciona que um escritório se destaque perante aos outros é o rendimento dos advogados que o compõe. Assim como em qualquer outro negócio a melhor forma de aumentar a produtividade é fornecendo aos funcionários as condições certas para que esses atinjam toda sua potência profissional. Com o melhor software jurídico e o melhor suporte em mãos o advogado pode fazer seu trabalho com o máximo de aproveitamento possível, garantindo não só a satisfação de seu cliente, mas também a imposição do nome do lugar onde trabalha.

Nas condições atuais o mercado de trabalho se mostra cada vez mais exigente e competitivo, e espera dos negócios um maior dinamismo para se adaptar. A forma como tudo é conduzido varia de maneira drástica, e as empresas precisam de respostas imediatas e satisfatórias. A adesão de um software pode fazer toda diferença na inserção da tecnologia em seu ambiente de trabalho, tornando-o mais moderno e atual.

Autora: Gabriela Vitória


 

Como referenciar este conteúdo

VITóRIA, Gabriela. O que é um software jurídico?. Portal Jurídico Investidura, Florianópolis/SC, 27 Nov. 2018. Disponível em: www.investidura.com.br/biblioteca-juridica/artigos/sociedade/337087-o-que-e-um-software-juridico. Acesso em: 14 Dez. 2018

 

ENVIE SEU ARTIGO