Por Tricia Braga, Diretora de Conteúdo da Avalara Brasil
Uma das regras para o sucesso de uma empresa é de que não há gestão sem controle, certo? Isso vale particularmente para o gerenciamento das obrigações fiscais, já que a empresa precisa apresentar inúmeros documentos, em forma de arquivos digitais, para o Fisco Federal, Estadual e Municipal.
Muitas vezes, acontece de a mesma informação ser analisada sob enfoques diferentes em diversas obrigações acessórias que são entregues em momentos distintos. O ponto é que em boa parte das empresas não é a mesma equipe que gerencia tudo o que é informado ao governo. Isso acontece, por exemplo, no caso da EFD Fiscal e da EFD Contribuições, ambos compostos pelos documentos fiscais que refletem as operações de entrada e saída, porém para finalidades diferentes.
E como isso impacta seu negócio? É simples, veja.
Em fevereiro, as organizações precisam apresentar os dados de janeiro ao Fisco Federal e Estadual, demonstrando em detalhes a apuração dos impostos ICMS e IPI, por meio do arquivo EFD Fiscal. Já em março, é preciso apresentar a mesma base de dados ao Fisco Federal, com foco na apuração do PIS e COFINS, por meio da entrega da EFD Contribuições, certo?
Agora, imagine se o time que está apurando PIS e COFINS identificar que notas fiscais foram escrituradas de forma equivocada em diversos estabelecimentos, por um simples erro de parametrização da entrada de mercadorias e a EFD Fiscal de fevereiro já foi entregue ao governo. O que fazer nesse caso? Sem dúvida, a equipe terá retrabalho e um alto custo de retificação da informação enviada anteriormente, multiplicada por um grande volume de notas, por diversas unidades e filiais, sem falar nos eventos financeiros envolvidos, como multas e juros, se o erro tiver implicado em recolhimento a menor dos tributos em fevereiro.
A questão é que com o grande volume de documentos fiscais emitidos e recebidos pelas empresas, torna-se um verdadeiro desafio fazer a auditoria e validação prévias de cada um. De acordo com a análise feita em nossa base de clientes, cerca de 10 a 15% das notas emitidas para as empresas não são escrituradas. Portanto, é importante ter em mente que a sua empresa não está imune a erros e inconsistências que acarretam a apuração incorreta dos tributos.
Independentemente do segmento ou porte, as empresas precisam manter um gerenciamento efetivo dos processos fiscais, tributários e financeiros. Porém, nem sempre isso acontece. Claro que o volume de dados envolvidos nas operações e o risco fiscal do negócio deverão sempre nortear os diferentes níveis deste gerenciamento. Além do mais, muitas vezes é realizada alteração do cadastro interno da empresa, mas as notas fiscais continuam sendo recebidas de forma equivocada, ou vice e versa, havendo discrepância da informação mensal que é enviada ao governo.
A melhor maneira de resolver essa questão e garantir assertividade e eficiência aos processos fiscais é por meio da automação da jornada fiscal. Quando você passa a usar um software desenvolvido para atender às necessidades do seu negócio, levando em consideração as peculiaridades de cada setor, fica mais fácil ter um controle acirrado e preciso.
Ao adotar o uso de uma solução fiscal completa, que fique na nuvem, o empreendedor consegue ter acesso a qualquer tipo de informação, de qualquer lugar, fazendo com que a gestão se torne muito mais transparente. Sem contar que a empresa ainda reduz custos, já que não passa a não ter necessidade de tanta infraestrutura de mão de obra.
Por tudo isso, reflita como vem conduzindo a gestão fiscal da sua empresa e se, realmente, está por dentro desse cenário. Sem isso, seu relacionamento com o Fisco ficará comprometido, refletindo em multas para a empresa. Atente-se!